Remote Leadership in Krisenzeiten #3 Tools

Was machen Ihre Leute denn jetzt den ganzen Tag? Trinken die nur Kaffee und räumen das Haus auf?“ eine natürlich etwas überspitzte Frage an die Direct Reports gestellt vom CFO eines Kunden.

Und wenn es vor einiger Zeit tatsächlich noch schwierig war, Transparenz über Aufgaben und Ergebnisse im HomeOffice zu schaffen, ist heute mittels verschiedenster Tools diese Transparenz sehr einfach herzustellen. Nur selbstverständlich war bis heute remote work in vielen Unternahmen noch lange nicht! Erst in den letzten Wochen ist es für ganz viele zum Alltag geworden, Routinen bauen sich auf. Nun geht es darum auch die Effektivität zu steigern, die Arbeit strukturiert und in Abstimmung mit anderen gemeinsam zu erledigen. Und somit auch dem CFO (und jeder Führungskraft) eine aussagefähige Rückmeldung zu geben über den Stand der Projekte, die Verteilung der Aufgaben und dem Vorgehen im Team. Basis bilden dafür verschiedene Tools mit unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten:

Drei Aspekte der Tools helfen zur Einordnung, was passt wann:

Am Gründonnerstag haben wir unseren dritten Teil aufgenommen mit dem Schwerpunkt, welche Tools sind sinnvoll und wichtig? Prof. Dr. Michael Bernecker und ich (Judith Claushues).

Kommunikationstools – Meeting-Tools mit Chat-, Audio- und Videofunktion

Kommunikation mit den Mitarbeitern ist einer der zentralen Punkte. Für Sie als Remote Leader ist ein schneller und unkomplizierter Austausch notwendig, Informationen und Aufgaben weiterzugeben und Vorgehensweisen abzustimmen. Und das sowohl im direkten Einzelkontakt als auch mit größeren Mitarbeitergruppen. Viele unsere Kunden nutzen derzeit regelmäßige Morgen-calls, die sie immer montags, mittwochs und freitags um 9:00 Uhr zur Einstimmung des Tages vornehmen. Um damit das Gefühl von Gemeinsamkeit und dem Bewusstsein zu stärken, das wir trotz Entfernungen eine Mannschaft im selben Boot sind.

Zoom

+ Sehr einfache Nutzung​
+ Videos in „Galerieansicht“ – alle Teilnehmer auf einmal sichtbar​
+ Basisversion kostenfrei​
– Nutzung ohne App-Installation im Browser nur versteckt möglich​
– Bekannte Datenlecks – werden aufgearbeitet, aber Datenschutzbedenken bleiben​
– Nutzung amerikanischer Server​

Microsoft Teams – Teil der Office365-Familie

+ Sehr gute Anbindung an Office365-Dienste​
+ Chat- und Organisationsfunktionen auch außerhalb Meetings verfügbar​
+ Screensharing-Funktion mit Möglichkeit, Steuerung abzugeben​
– Bei Webcamnutzung nur 4 Teilnehmer gleichzeitig sichtbar​
– Keine Meeting-Aufzeichnung​

Cisco Webex

+ Möglichkeit „persönlicher Räume“
+ gleichbleibende persönliche Meeting-URL​
+ Audio-Einwahl auch per Telefon möglich​
+ Umfassende Host-Funktionen, unkompliziertes Terminieren von Meetings​
+ Gemeinsames Bearbeiten von geteilten Inhalten möglich, Whiteboard-Funktion
–  Je nach Modell kostenintensiv

Von vielen dieser Kommunikationstools sind Demo- oder Testversionen erhältlich.

Tools für die Umsetzung / Planung der (Team-) Aufgaben zu Haus:

Also, wer macht was bis wann?“
Um Aufgaben transparent zu machen und den Überblick zu behalten, welche Aufgaben Priorität haben, empfehlen sich Planungs-Tools.

Remote Leadership bedeutet, gut einschätzen zu können, wer meiner Mitarbeiter arbeitet wie systematisch? Wem fällt das sehr leicht, hat selber vielleicht schon eine bessere Struktur als ich selbst? Und wer findet kaum einen strukturierten Ablauf und ist schon mit einer Tagesplanung alleine überfordert? Denn „intuitives Händchen“ und Fähigkeiten zum systematischen Arbeiten alleine sind sehr unterschiedlich ausgeprägt. Im gemeinsamen Büro gibt es häufig ein natürliches Raster, da fällt es mitunter kaum auf. Unterstützende Plaungstools sind zum Beispiel:

Microsoft Planner – Teil der Office365-Familie

+ Sehr gute Anbindung an Office365-Dienste​
+ Gut nutzbare Browser-Version​
+ Planner im Kanban-Stil mit vielen nützlichen Funktionen
+ Einfache Nutzung verschiedener Boards mit verschiedenen Teams; gleichzeitig persönliche Übersicht über alle Boards möglich
– Keine eigene App, Desktopversion in Microsoft Teams (sinnvoll) eingebunden

Jira – ursprünglich für Software-Entwickler

+ Umfassendes Planungstool inkl. Reporting Professionelle Einrichtung mit Workflows etc. möglich​
+ Gut nutzbar als Shopfloor Board und für agile Sprints​
+ gut geeignet auch für große Teams​
+ Großer Vorteil: Anknüpfung Confluence – internes Wissensmanagement / Infodatenbank / Intranet
– zu umfangreich und​ damit kompliziert für Nutzung als einfaches, individuelles Planungstool​
– Volle Nutzbarkeit erfordert​ Planung und gut durchdachte strukturierte Einrichtung

Planungstools sind wichtig, damit Sie den Überblick behalten und die Verteilung der Arbeit gleichmäßig und transparent ist. Auch können Sie verschiedene Workflows und Stufen hinterlegen. Probieren Sie aus! Und schon nach wenigen Tagen werden Sie Vorteil und Nutzen erkennen.

Tools zur Zusammenarbeit – Gemeinsam Arbeiten: 🙂

Nicht alles kann man allein zu Hause machen, manchmal braucht man den Input der Anderen und auch das gemeinsame „laut denken“ oder ein Brainstorming, sowie gemeinsames Weiterarbeiten an Projekten.

Wir selbst setzten in unseren Schulungsräumen die Lösungen von Nureva ein. (Kann man auch gerne bei uns live ausprobieren!) Auf der Nureva Wall hat man die Möglichkeit gemeinsam zu arbeiten und Projekte weiterzuentwickeln.

Die Nureva Wall ist eine Kombination aus einem interaktiven Smartboard und einer Virtualisierungs- und Kollaborations-Software, der Nureva Span Workspace für interaktive Zusammenarbeit mit Smartphones, Tablets und Rechnern von Teilnehmern bei Meetings oder Seminaren.

Nureva Wall und Nureva Span Workplace 

+ Großformatige, interaktive Arbeitsflächen im Besprechungsraum
+ Digitalisierung von interaktivem Austausch, Zusammenarbeit in agilen Teams und gemeinsamer Bearbeitung von Inhalten
+ Einsetzbar mit verschiedenen Endgeräten, wie interaktiven Displays, interaktiven Projektoren, interaktiven Whiteboards oder auch mobilen Endgeräten wie Tablets​
+ 65 m lange virtuelle Wand mit den Inhalten, Templates erleichtern das Visualisieren
– In der Kombination Smartboard kostenintensiv​
– Nicht alle Browser werden unterstützt​
– Gewisse Einarbeitungszeit nötig

Conceptboard 

+ Online Whiteboards zur Zusammenarbeit in der Cloud
+ Viele Möglichkeiten, Schablonen und Werkzeuge zu nutzen
+ Man kann Aufgaben verteilen und monitoren
+ Man arbeitet von links nach rechts (oder auch parallel)
​- Gewisse Einarbeitungszeit nötig, gerade beim Arbeitsstil von links nach rechts

Und nicht vergessen, Zusammenarbeit ist mehr als die Anwendung von digitalen Tools! “

Denn: “social distancing without loosing connection” bleibt der Hauptgedanke!

Deshalb wichtig als Remote Leader: fördern Sie neben neuen Routinen mit digitalen Tools eine lebendige Atmosphäre und soziale (Arbeits-) Beziehung im Team!​

• Ermöglichen Sie Bürochats – in vertretbarem Rahmen​
• Wöchentliche one-on-one Videochats mit jedem Mitarbeiter​
• Vielleicht mal „Feierabend-House-partys“?
• Gemeinsam Sportübungen? Ja! „Turnen“ Sie vor und Sie werden überrascht sein, wie viele gerne „mitturnen“! 😉

Bei der Anwendung all dieser Tools haben Sie bitte immer im Kopf: sie ermöglichen Transparenz, wenn aber in Ihrem Kopf und in Ihrem Verhalten dabei die Überschrift „Kontrolle“ maßgeblich ist, werden Sie kaum begeisterte, mitdenkende und engagierte Mitarbeiter fördern. Wenn Sie hingegen Transparenz mit den Komponenten „klare Erwartungen“, „Zutrauen“ und einem Vertrauensvorschuss kombinieren, wird es eine deutlich höhere Wirkung haben!

Und noch der Blick nach vorne:

Nutzen Sie die aktuell dringende Notwendigkeit von Tools für die Umstellung Ihrer Organisation auf einen „Zukunftsmodus“!​
Planungstools vereinfachen immer Aufgabentransparenz und Controlling – auch völlig ohne remote Bedingungen. Und Kommunikations- und Zusammenarbeitstools sind im Kundenkontakt hilfreich und immer häufiger gefragt.​
Digitale Tools sind eine Chance, sich auf neue Zielgruppen einzustellen​

• Zeigen Sie, dass Sie mit Krisensituationen gut umgehen können ​
• Zeigen Sie, dass Sie flexibel auf neue Anforderungen reagieren​
• Werden Sie für junge Arbeitnehmer attraktiv!

Remote Leadership – eine Herausforderung, aber bestimmt nicht nur zur Coronazeit eine neue digitale Möglichkeit der guten Zusammenarbeit auch in virtuellen Teams. Wir wünschen Ihnen sonnige Ostertage!

Bei Fragen, kommen Sie einfach auf mich zu, gerne per ZOOM, LinkedIN, Facebook, XING; Mail oder per Telefon, wir sind gerne für Sie da, bleiben Sie gesund, Ihre Judith Claushues

Zusammenkommen ist ein Beginn, zusammenbleiben ist ein Fortschritt, zusammenarbeiten ist ein Erfolg“ Henry Ford

“Auch in einer Remote Umgebung 😉“ J. C.

Anbei die kurze Präsentation

Remote Leadership III Final  mit den Folien.

P.S.: Mit diesen Tools arbeiten wir und auch unsere Kunden – keine Gewähr auf Vollständigkeit, unsere Recherchen.

In der Reihe sind schon folgende Blogbeiträge erschienen:

Remote Leadership in Krisenzeiten

Remote Leadership in Krisenzeiten #2 -Wirkung erzeugen!

Remote Leadership in Krisenzeiten #3 – Tools!

Remote Leadership in Krisenzeiten #4 – Persönlichkeit stärken!